Hochzeitsplaner*in werden

Dass ein Hochzeitstag reibungslos abläuft, die Hochzeitsgesellschaft unbeschwert feiern kann und alles perfekt im Fluss ist: das wünschen sich alle Brautpaare. Doch diese unbeschwerte Stimmung entsteht nicht von allein – es bedarf einer detaillierten Planung, damit alles letztendlich ganz einfach wirkt. Ein Planer/eine Planerin weiß, was wann passieren sollte, wie lange bestimmte Phasen des Tages im Optimalfall dauern sollten und was zu tun ist, wenn sich doch noch kurzfristig unvorhergesehene Änderungen ergeben.

Er/sie hat Wochen im Voraus mit allen Beteiligten Rücksprache gehalten und einen detaillierten Ablaufplan erstellt, der funktioniert – und über den auch alle informiert sind. Er/sie ist der/die Ansprechpartner*in am Hochzeitstag für alle Dienstleistende, der Projektleiter/die Projektleiterin im Hintergrund, der/die alle organisatorischen Dinge von euch fernhält, damit ihr euch ganz auf euer Fest und eure Lieben konzentrieren könnt.

Ein/eine Wedding Planner arbeitet in der Service-Industrie: Ihr seid die Kunden, und er/sie tut alles in seiner/ihrer Macht stehende, um euch die Planungszeit und euren Hochzeitstag in dem Rahmen, für den ihr ihn/sie gebucht habt, zu erleichtern. Er/sie ist nicht dazu da, seine/ihre eigenen Vorstellungen einer Hochzeit umzusetzen, sondern eure Vision wahr werden zu lassen. Gleichzeitig bezahlt ihr ihn/sie auch für seine/ihre Expertise. Darum habt ihr ein offenes Ohr, wenn er/sie Alternativen vorschlägt. Er/sie hat schon viele Hochzeiten erlebt und weiß, was funktioniert und was potenziell in einem Desaster enden könnte.

Beginnt die Planungszeit, dann tauchen Hochzeitspaare das erste Mal in die unendlichen Weiten der Hochzeitswelt ein: Pinterest, Blogs, Magazine … es gibt so viele hübsche Dinge zu entdecken! Euer Hochzeitsplaner/eure Hochzeitsplanerin hilft euch, eure eigene Linie zu definieren und ein persönliches Hochzeitskonzept zu erstellen, das sich stilsicher wie ein roter Faden durch eure Hochzeit zieht.

Hochzeitsplanung bedeutet auch Budgetplanung. In der Regel haben Hochzeitspaare noch nie ein so großes Fest für so viele Leute geplant, geschweige denn, so viele unterschiedliche Dienstleister engagiert. Welche Preise sind angemessen, welche überzogen, welche zu günstig, um gut zu sein? Kostet das alles wirklich so viel und wenn ja, warum? Auf diese Fragen hat ein Hochzeitsplaner/eine Hochzeitsplanerin aufgrund seiner/ihrer Erfahrung Antworten. Ein realistischer Budgetplan vermeidet böse Überraschungen. Eine gute Beratung zeigt auf, wo ihr sparen könnt und wo ihr es nicht tun solltet.

Dass an eurem Hochzeitstag alles reibungslos funktioniert, hängt von der Arbeit vieler einzelner Menschen ab. Die Aufgabe des Hochzeitsplaners/der Hochzeitsplanerin ist es, als Projektleiter*in des Tages alle diese Menschen freundlich und bestimmt anzuleiten. Ein/eine Wedding Planner mit Drang zur Selbstdarstellung und ohne positive Führungsqualitäten wird daher keinen langfristigen Erfolg haben können. Jemand, der die Arbeit seiner Mitmenschen versteht und wertschätzt, sie genau instruieren kann, aber auch weiß, welche Bereiche der Einschätzung des individuellen Profis überlassen werden müssen, wird hingegen von allen hochgeschätzt. Ein guter Teamgeist sorgt dafür, dass die Dienstleistenden auf eurer Hochzeit gemeinsam ihr Potential mehr als ausschöpfen – und eine gute Stimmung überträgt sich auf alle Bereiche eures Festes.

Euer/eure Wedding Planner ist das Bindeglied zwischen euch und allen Menschen, die euren Hochzeitstag besonders machen werden: zwischen Dienstleistenden und natürlich euren Freunden und Familien. Er/sie muss eure Wünsche genau verstehen und in einer freundlichen und professionellen Art und Weise mit euch und euren Dienstleistenden kommunizieren – und zwar so, dass alle genau verstehen, was ihr wirklich wollt, und mit einem Ohr für die feinen Zwischentöne. Sehr gute EDV-Kenntnisse und exzellente Kommunikation in mündlicher und schriftlicher Form sind unerlässlich, ebenso wie eine zeitnahe Kommunikation.

Als Hochzeitsplaner*in arbeitet man mit Hochzeitspaaren und Dienstleistenden mit verschiedenen persönlichen und kulturellen Hintergründen zusammen. Feingefühl in schwierigen Phasen der Planung, bei Verhandlungen oder Unstimmigkeiten sind unerlässlich. Diskretion ist das A und O. Spricht ein/eine Hochzeitsplaner*in in einem ersten Gespräch schlecht über ehemalige Kunden oder Kollegen oder plaudert Vertraulichkeiten aus, solltet ihr eure Wahl überdenken.
Euer/eure Wedding Planner wird euch in vielen Situationen beraten, daher sollte er/sie mit der elementaren Etikette vertraut sein. Selbst wenn ihr persönlich keinen Wert darauf legen solltet, so können grundlegende Faux-Pas einen Schatten auf ein Fest werfen. Bei interkulturellen Festen sollte es selbstverständlich sein, dass sich euer/eure Wedding Planner über die Brauchtümer einer ihm/ihr unbekannten Kultur informiert, um Missverständnisse und Tabus zu vermeiden.

Dienstleistende finden ist nicht schwer – Dienstleistende beurteilen zu können dagegen schon. Insbesondere dann, wenn ihr noch nie einen/eine DJ/DJane, Fotografen*in oder Stylisten*in gebucht habt. Ihr habt hier nur einen Versuch, und zwar eure Hochzeit. Da gibt es keine Generalprobe und auch kein Umtauschrecht. Ein/e gute/r Hochzeitsplaner*in hat ein starkes Netzwerk von Dienstleistenden aus jeder Branche – er/sie kann euch beraten, wer am besten zu euch passt und wo individuelle Vor- und Nachteile liegen. Einige gute Dienstleistende haben wir übrigens auf unsere Seite Partner schon für euch zusammengestellt.

War es vor Jahren noch nicht einmal unbedingt notwendig, eine/n Fotografen*in zu engagieren, so ist das heute selbstverständlich – und vor fünf Jahren wusste noch nicht jeder, was eine Candy Bar ist. Ständig entstehen neue Trends in der Hochzeitsbranche: Ein/e gute/r Hochzeitsplaner*in bleibt am Ball, um euch zeitgemäß beraten zu können. Gleichzeitig weiß er/sie aus Erfahrung, welcher Trend sinnvoll ist und welchen man getrost vernachlässigen kann.

Konfliktmanagement

Während eurer Planungszeit wird nicht immer nur alles rosarot sein – und auch euer Hochzeitstag wird nicht perfekt sein. Seid ihr überrascht, dass wir das sagen? Es ist nun einmal so: eine Hochzeit ist ein hochemotionales Fest, ein Fest zweier Menschen, aber auch zweier Familien. Nicht immer ist alles einfach, und auch am Hochzeitstag können unvorhergesehene Dinge passieren. Die Aufgabe eines Hochzeitsplaners/einer Hochzeitsplanerin besteht darin, alles zu tun, um euer Tag bestmöglich vorab zu planen, so dass wenig Raum für unschöne Überraschungen bleibt. So hat er/sie am Hochzeitstag die Zeit und Möglichkeit, auf Dinge, die außerhalb seiner/ihrer Kontrolle liegen, ruhig, überlegt und angemessen zu reagieren; und zwar möglichst so, dass ihr gar nichts davon mitbekommt.